Wie legt man neue vhs-Mitarbeiter*innen an?

Ein einzelner Account

In der Administration der Volkshochschule klicken Sie im Reiter vhs-Mitarbeiter einfach den Link Neuen vhs-Mitarbeiter anlegen. In dem sich öffnenden Fenster müssen Sie nun verschiedene Eingabefelder mit den entsprechenden Informationen füllen.

• Username
  Hier tragen Sie den gewünschten Nutzernamen ein, etwa vorname.nachname. Der Nutzername wird dann automatisch um das Kürzel Ihrer vhs ergänzt, dieses muss hier nicht angegeben werden. Sonder- und Leerzeichen sowie Umlaute werden hier nicht akzeptiert und müssen umgewandelt werden, also aus ö wird oe.
• Alias
  Hier können Sie optional eine E-Mail-Adresse hinterlegen, die als sogenannter Alias gespeichert wird - damit kann sich die/der vhs-Mitarbeiter*in alternativ in der vhs.cloud einloggen. Zudem wird diese E-Mail-Adresse als Externe E-Mail-Adresse hinterlegt. Diese kann die/der vhs-Mitarbeiter*in im Bereich Schreibtisch unter Einstellungen jederzeit selbst ändern. Dorthin kann man sich Systemnachrichten schicken lassen bzw. sie wird benötigt, damit die/der vhs-Mitarbeiter*in sich selbst das Passwort zurücksetzen kann.
  Darüber hinaus können Sie das Passwort optional bei Anlage des Accounts an die angegebene Adresse verschicken lassen. Eine entsprechende E-Mail-Vorlage passen Sie nach Klick auf Vorlage bearbeiten an. Bitte denken Sie daran, die angegebenen Ersetzungsmarken nicht versehentlich zu löschen.
• Name
  Der hier eingegebene Name wird in der Administration angezeigt und kann nachträglich durch die/den vhs-Mitarbeiter*in über das Feld Angezeigter Name im Profil geändert werden.
• Passwort
  Hier geben Sie das Passwort für den anzulegenden Account ein. Es muss mindestens acht Zeichen umfassen und sollte Sonderzeichen bzw. Zahlen enthalten. Entweder schicken Sie es direkt an die unter Alias angegebene E-Mail-Adresse oder Sie teilen es der/dem vhs-Mitarbeiter*in auf einem anderen Weg mit.

• Zuordnung A/B
  Wenn Sie Zuordnungen nutzen, mehr dazu weiter unten, können Sie hier aus den bereits vorhandenen Zuordnungen wählen und den neuen Account direkt passend zuweisen.

Eine Liste importieren

Wenn Sie mehrere vhs-Mitarbeiter*innen in einem Rutsch anlegen möchten, klicken Sie in der Administration der Volkshochschule im Reiter vhs-Mitarbeiter den Link vhs-Mitarbeiter-Liste importieren. In dem sich öffnenden Fenster müssen Sie nun die Informationen, die bei Anlage eines einzelnen Accounts benötigt werden, zeilenweise pro anzulegenden Account eingeben. Am einfachsten ist es, Sie erstellen eine entsprechende Liste in einer Tabellenkalkulation (Excel, Calc, o.ä.) und übertragen die Inhalte dann per Copy & Paste. Welche Angaben übertragen werden, markieren Sie einfach über die Checkbox am entsprechenden Eintrag. Einzig der Username ist Plicht, alles andere sind optionale Angaben.

Das Passwort können Sie übrigens automatisiert von der vhs.cloud generieren lassen, setzen Sie in diesem Fall einfach keinen Haken am Feld Passwort. Am einfachsten ist es für Sie, wenn Sie für alle Accounts einen Alias, etwa die ohnehin vorhandene dienstliche E-Mail-Adresse, setzen und die Zugangsdaten direkt dorthin schicken lassen.

Nutzung von Zuordnungen

Bei der vhs.cloud haben Sie die Möglichkeit, die Accounts der vhs-Mitarbeiter*innen mit zwei Zuordnungen zu versehen: „Zuordnung A“ und „Zuordnung B“. Diese verbessern Ihnen die Übersichtlichkeit der Administrationsoberfläche erheblich, Sie erreichen damit allerdings keine Rechte-Einstellung oder Zuteilung eines Accounts zu einem Kurs oder einer Gruppe. Durch Filtern nach den von Ihnen gewählten Merkmalen können Sie aber die vhs-Mitarbeiter*innen listenweise verwalten – dies ist insbesondere bei größeren Volkshochschulen sehr sinnvoll.

Nach Klick auf dieses Icon ändern Sie die Zuordnung des entsprechenden Accounts. Es wird allerdings erst sichtbar, nachdem Sie in der Administration über den Link Zuordnungen verwalten eine Zuordnung angelegt habe.

Anpassung der Basis-Rechte und/oder Mitgliedsrechte

Nach Anlage eines Accounts können Sie, sofern notwendig, die Basis- und/oder Mitgliedsrechte anpassen. Das ist dann erforderlich, wenn die/der frisch angelegte vhs-Mitarbeiter*in von den Voreinstellungen abweichende Möglichkeiten im Bereich Schreibtisch und/oder im Bereich Volkshochschule erhalten soll.

Basis-Rechte (Schreibtisch)

Soll die/der vhs-Mitarbeiter im Bereich Schreibtisch mehr oder weniger Funktionen nutzen können sollen, so klicken Sie dieses Icon und passen Sie seine Basis-Rechte entsprechend an.

Achtung: Damit administrieren Sie nicht die zur Verfügung stehenden Funktionen (Basis-Rechte) auf Ebene der vhs oder in Kursen/Gruppen!

Soll die/der vhs-Mitarbeiter*in im Bereich Volkshochschule besondere Mitgliedsrechte erhalten, dann klicken Sie dieses Icon und passen Sie ihre/seine Mitgliedsrechte in Ihrer Volkshochschule entsprechend an.

Achtung: Damit administrieren Sie nicht die Mitgliedsrechte der vhs-Mitarbeiter*innen in Kursen/Gruppen!

Hilfreiche Tipps

Bei Anlage der vhs-Mitarbeiter*innen sollten Sie diese Hinweise beachten:

• Definieren Sie eine einheitliche Konvention für die Logins (z.B. vorname.nachname) und legen Sie alle Accounts gemäß dieser Logik an.
• Vergeben Sie keine einheitlichen oder zu leicht gewählten Erstpasswörter, am besten lassen Sie die vhs.cloud die Passwörter generieren.
• Nutzen Sie die Zuordnungen, um die Accounts Ihrer vhs-Mitarbeiter*innen zu sortieren (beispielsweise nach Fachbereichen).
• Passen Sie die Basis- oder die Mitgliedsrechte ggf. an, wenn die/der vhs-Mitarbeiter*in von den Voreinstellungen abweichende Möglichkeiten erhalten soll.