Erste Schritte als vhs-Administrator*in

Am Anfang steht das Konzept

Um den Aufwand der Administration im "laufenden Betrieb" gering zu halten, ist es sehr sinnvoll, mit der Leitung Ihrer vhs oder einer ggf. zuständigen Arbeitsgruppe abzustimmen, wie Ihre vhs die vhs.cloud nutzen möchte, bevor Sie mit den Aktivitäten dort beginnen.

• Checkliste zur Konzeptentwicklung
  

Passen Sie auf Basis des Konzepts die Voreinstellungen an

Wenn Sie wissen, welche Nutzerfunktionen wie eingesetzt werden sollen, können Sie darauf basierend Rechteeinstellungen definieren, die automatisch für das Anlegen neuer Kurse, Gruppen und vhs-Mitarbeiter*innen gelten.

• Anpassung der Voreinstellungen
  

Richten Sie den Bereich "Volkshochschule" ein

Der Bereich "Volkshochschule" bietet Ihnen die Möglichkeit, Informationen zu platzieren oder mit Ihren Mitgliedern - Kursteilnehmern wie Kursleitungen - in Kontakt zu treten. Richten Sie ihn entsprechend Ihrer Ziele ein.

• Einrichtung der Volkshochschule
  

Legen Sie Mitarbeiter*innen-Accounts an

Sie legen die Zugänge für feste Mitarbeiter*innen Ihrer vhs an und administrieren diese auch. Denken Sie daran, auch für sich selbst einen Mitarbeiter*innen-Account anzulegen.

• Accounts für Mitarbeiter*innen anlegen
  

Legen Sie Gruppen und Kurse an

Nachdem Sie in Ihrem Konzept definiert haben, wie Gruppen und Kurse in Ihrer Volkshochschule generell genutzt werden und Sie außerdem die Voreinstellungen überprüft und ggf. angepasst haben, können Sie Ihre vhs mit "Räumen" bestücken.

• Anlage von Kursen und Gruppen
  

Nehmen Sie Kursleitungen und Kursteilnehmer*innen in die vhs auf

Sowohl Kursleitungen als auch Kursteilnehmer*innen registrieren sich selbst - nehmen Sie sie einfach in Ihre Volkshochschule auf bzw. laden Sie sie ein.

• Kursleitungen in die vhs und in Kurse/Gruppen aufnehmen
  
• Kursteilnehmer*innen in Kurse aufnehmen
  

Häufige Fragen zur Administration einer vhs

Hier finden Sie Antworten auf oft gestellte Fragen zur Administration einer vhs. Allgemeine Hilfestellung zu den Nutzerfunktionen erhalten Sie, wenn Sie auf der jeweiligen Seite bzw. im jeweiligen Pop-over auf das Hilfe-Icon klicken.

Die Kursverwaltung durch die vhs ist auch mittels einer Schnittstelle über verschiedene in der vhs genutzte Kursverwaltungssysteme möglich. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang unsere Checkliste.

Kurzinfo & Checkliste

• Nutzung der Schnittstelle zwischen vhs.cloud und einer Kursverwaltungssoftware
  Um die vhs.cloud optimal in die Abläufe Ihrer vhs zu integrieren, verfügt die vhs.cloud über eine Schnittstelle zu Kursverwaltungssoftware. Diese Kurzinfo erleichtert Ihnen den Start in die Anbindung Ihrer Software an die vhs.cloud.
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Gerne setzen wir Ihnen das Passwort für den Administrationszugang Ihrer vhs auf der vhs.cloud neu. Dazu benötigen wir allerdings die Bestätigung Ihrer vhs-Leitung, denn nur die Leitung als verantwortliche Stelle für die Verarbeitung der vhs-Daten kann eine Passwortänderung vornehmen lassen. Wenden Sie sich also bitte an Ihre vhs-Leitung und setzen Sie uns (support@vhs.cloud) in Kopie. Sobald uns die Bestätigung der Leitung per E-Mail vorliegt und wir die Identität geprüft haben, senden wir Ihnen umgehend ein neues Passwort zu.

Registrierungsadministrator*in ist die Person, welche Ihre vhs bei der vhs.cloud registriert hat und dadurch zentrale*r Ansprechpartner*in des DVV ist. Wechselt die/der Registrierungsadministrator*in innerhalb einer vhs, muss dies dem DVV vor dem Wechsel mitgeteilt werden.

Nutzen Sie dafür bitte das hier herunterladbare Formular. Es enthält Angaben zur vhs-Leitung, zum bisherigen sowie zur/m neuen Registrierungsadministrator*in. Die vhs-Leitung und die/die neue*r Administrator*in müssen dieses Formular unterschreiben, die AGB akzeptieren sowie in die Verarbeitung der Daten gemäß Datenschutzerklärung einwilligen.

Die Einsendung des Formulars an den DVV über das https://ticket.vhs.cloud/index.php als Scan ist ausreichend. Nach Eingang und Prüfung erhält die/der neue Registrierungsadministrator*in vom Support ein neues Passwort für den Administrationszugang an die angegebene E-Mail-Adresse.

• Formular zum Wechsel der/des Registrierungsadministrator*in
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Die Funktionen der Kursleitungen und Kurstmitglieder werden zentral vom DVV verwaltet, Sie können über die Administration Ihrer vhs daher keine Änderungen an den Funktionen der Kursleitungen und Kurstmitglieder im Bereich Schreibtisch vornehmen.

In diesem Fall wurde das Basis-Recht "Administration" auf "Deaktiviert" gesetzt. Es ist zwingend erforderlich, das Basis-Recht für die Administration auf "Verfügbar" zu stellen - sonst können die Moderator*innen die Gruppe bzw. den Kurs nicht administrieren und die Nutzer*innen nicht beitreten.