Legen Sie Kurse und Gruppen an
In den Kursen und Gruppen innerhalb Ihrer vhs findet die eigentliche Arbeit statt. Richten Sie diese Bereiche so ein, wie es für den jeweiligen Arbeitszusammenhang am besten ist.
Was ist der Unterschied zwischen Kursen und Gruppen?
Grundsätzlich stehen Ihnen mit Kursen und Gruppen zwei verschiedene Räume für unterschiedliche Zwecke zur Verfügung. Während in den Kursen der vhs.cloud die "realen" Kurse Ihrer Volkshochschule abgebildet bzw. um eine Online-Komponente erweitert oder als reiner Online-Kurs durchgeführt werden, können Sie in den Gruppen Ihre Organisationsstrukturen abbilden.
Welche Gruppen und Kurse Sie in Ihrer Volkshochschule einrichten, sollten Sie ihm Rahmen des Nutzungskonzeptes definieren. Während die Mitglieder eines Kurses durch die jeweiligen Teilnehmer*innen und die durchführende Kursleitung klar definiert werden, sind die Mitglieder eine Gruppe abhängig vom jeweiligen Arbeitszusammenhang. Grundsätzlich können Sie auch Gruppen für Kursmitglieder einrichten - bedenken Sie aber dabei, dass diesen der Link Gruppe beitreten - im Gegensatz zu vhs-Mitarbeiter*innen und Kursleitungen - nicht im Bereich Schreibtisch zur Verfügung steht.
Wie legt man neue Kurse & Gruppen an?
Einzelne Kurse & Gruppen anlegen
In der Administration der Volkshochschule klicken Sie im Reiter Gruppen bzw. Kurse einfach den Link Neue Gruppe anlegen bzw. Neuen Kurs anlegen. In dem sich öffnenden Fenster müssen Sie nun verschiedene Eingabefelder mit den entsprechenden Informationen füllen.
- Gruppenname/Kursname
Hier tragen Sie den gewünschten Gruppen-/Kursnamen ein. Er wird automatisch um das Kürzel Ihrer vhs ergänzt, dieses muss hier nicht angegeben werden, alles zusammen ergibt dann den Gruppen-/Kurscode. Sonder- und Leerzeichen sowie Umlaute werden hier nicht akzeptiert und müssen umgewandelt werden (z.B. oe statt ö). - Angezeigter Gruppenname/Angezeigter Kursname
Der hier eingegebene Gruppen-/Kursname wird an verschiedenen Stellen, u.a. im linken Navigationsmenü, angezeigt und sollte daher nicht länger als 20 Zeichen sein. Sonder- und Leerzeichen sowie Umlaute sind hier erlaubt. - Moderation
Hier geben Sie den Account an, der den Kurs bzw. die Gruppe moderieren soll. Die/Der Moderator*in erhält automatisch volle Administrationsrechte für alle Funktionen. - Zuordnung A/B
Wenn Sie Zuordnungen nutzen, mehr dazu weiter unten, können Sie hier aus den bereits vorhandenen Zuordnungen wählen und den neuen Account direkt passend zuweisen.
Eine Liste importieren
Wenn Sie mehrere Kurse/Gruppen in einem Rutsch anlegen möchten, klicken Sie in der Administration der Volkshochschule im Reiter Kurse bzw. Gruppe den Link Kursliste importieren bzw. Gruppenliste importieren. In dem sich öffnenden Fenster müssen Sie nun die Informationen, die bei Anlage eines einzelnen Accounts benötigt werden, zeilenweise pro anzulegenden Account eingeben. Am einfachsten ist es, Sie erstellen eine entsprechende Liste in einer Tabellenkalkulation (Excel, Calc, o.ä.) und übertragen die Inhalte dann per Copy & Paste. Welche Angaben übertragen werden, markieren Sie einfach über die Checkbox am entsprechenden Eintrag. Einzig der Gruppenname ist Plicht, alles andere sind optionale Angaben.
Nutzung von Zuordnungen
Bei der vhs.cloud haben Sie die Möglichkeit, die Gruppen/Kurse mit zwei Zuordnungen zu versehen: „Zuordnung A“ und „Zuordnung B“. Diese verbessern Ihnen die Übersichtlichkeit der Administrationsoberfläche erheblich, Sie erreichen damit allerdings keine Rechte-Einstellung oder Zuteilung eines Accounts zu einem Kurs oder einer Gruppe. Durch Filtern nach den von Ihnen gewählten Merkmalen können Sie aber die Kurse/Gruppen listenweise verwalten – dies ist insbesondere bei größeren Volkshochschulen sehr sinnvoll, wenn beispielsweise alte Kurse in eine Zuordnung "Archiv" verschoben werden können.
Zuordnung ändern
Nach Klick auf dieses Icon ändern Sie die Zuordnung des entsprechenden Accounts. Es wird allerdings erst sichtbar, nachdem Sie in der Administration über den Link Zuordnungen verwalten eine Zuordnung angelegt habe.
Mitgliedsrechte im Überblick
Deaktiviert = Nutzer sieht Funktion nicht
Aktiv = Nutzer sieht Funktion und kann Inhalte lesen
Schreiben = Nutzer kann Einträge vornehmen und eigene Einträge bearbeiten
Admin = Nutzer kann auch fremde Einträge bearbeiten bzw. löschen |
Anpassung der Basis-Rechte und/oder Mitgliedsrechte
Nach Anlage einer Gruppe bzw. eines Kurses können Sie, sofern notwendig, die Basis- und oder Mitgliedsrechte anpassen. Dies ist dann erforderlich, wenn die/der frisch angelegte Gruppe/Kurs von den Voreinstellungen abweichende Möglichkeiten erhalten soll.
Basis-Rechte
Sollen in der/dem Gruppe/Kurs mehr oder weniger Funktionen genutzt werden, so klicken Sie dieses Icon und passen Sie die Basis-Rechte entsprechend an. Bedenken Sie, dass die Moderator*innen in Kursen/Gruppen keine Funktionen aktivieren können, die Sie über die vhs-Administration für den Kurs bzw. die Gruppe deaktiviert haben.
Mitgliederliste
Sollen in der Gruppe bzw. in dem Kurs die Mitglieder von den Voreinstellungen abweichende Mitgliedsrechte erhalten, dann klicken Sie dieses Icon und passen Sie die Voreinstellungen der Mitgliedsrechte in dieser Gruppe bzw. in diesem Kurs an, bevor Mitglieder - egal in welcher Rolle - in den Kurs aufgenommen werden.
Anlage von Kursen über ein Kursverwaltungssystem
Die Kursverwaltung durch die vhs ist auch mittels einer Schnittstelle über verschiedene in der vhs genutzte Kursverwaltungssysteme möglich. Über diesen Weg können dann Kurse automatisiert angelegt sowie Kursmitglieder und Kursleitungen in einen Kurs aufgenommen werden. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang unsere Checkliste.