Kursleitungen in die vhs und in Kurse oder Gruppen aufnehmen
Als Administrator*in können Sie Kursleitungen mit bestehendem vhs.cloud-Zugang in Ihre Volkshochschule aufnehmen. Außerdem können Kursleitungen bei der Registrierung direkt bei Ihrer vhs "anklopfen".
Anklopfen von Kursleitungen an Ihrer vhs
Bei einer Neuregistrierung
Wenn sich jemand als Kursleitung bei der vhs.cloud registriert, muss diese Person nachweisen, dass sie tatsächlich für eine vhs tätig ist. Dieser Nachweis erfolgt dadurch, dass sie von der/dem Administrator*in einer Volkshochschule aufgenommen wird.
- Zu diesem Zweck stehen der Kursleitung im Registrierungsformular alle bei der vhs.cloud registrierten Volkshochschulen zur Auswahl, deren Profil freigeschaltet ist. Sie wählt daraus die vhs aus, für die sie momentan tätig ist.
- Durch diese Auswahl "klopft" die Kursleitung an Ihrer vhs an. Alle Administrator*innen der vhs erhalten dann auf der Übersicht ihres Schreibtischs eine entsprechende Nachricht.
- Überprüfen Sie, ob die anklopfende Person tatsächlich für Ihre vhs tätig ist bzw. sein wird und dementsprechend berechtigt ist, die vhs.cloud in der Rolle Kursleitung zu nutzen. Ist dies der Fall, können Sie die Anfrage der Kursleitung bestätigen. Mit der Bestätigung wird die Person automatisch Mitglied Ihrer vhs und erhält im Bereich Volkshochschule die für die Rolle Kursleitung voreingestellten Rechte.
Über das Verzeichnis der Volkshochschulen
Kursleitungen, die bereits Mitglied der vhs.cloud sind, können bei weiteren Volkshochschulen "anklopfen".
- Zu diesem Zweck steht den Kursleitungen im Bereich Netzwerk das Verzeichnis der Volkshochschulen zur Verfügung. Hier werden alle bei der vhs.cloud registrierten Volkshochschulen gelistet, deren Profil freigeschaltet ist. Die Kursleitung wählt daraus die vhs aus, bei der sie "anklopfen" möchte.
- Alle Administrator*innen der vhs erhalten dann auf der Übersicht ihres Schreibtischs eine entsprechende Nachricht.
- Überprüfen Sie, ob die anklopfende Person tatsächlich für Ihre vhs tätig ist bzw. sein wird. Ist dies der Fall, können Sie die Anfrage der Kursleitung bestätigen. Mit der Bestätigung wird die Person automatisch Mitglied Ihrer vhs und erhält im Bereich Volkshochschule die für die Rolle Kursleitung voreingestellten Rechte.
Aufnahmen von Kursleitungen über die Administration der Volkshochschule
Wenn Sie selbst eine Kursleitung in Ihre vhs einladen wollen, die bereits einen vhs.cloud-Zugang besitzt, können Sie dies einfach über den Menüpunkt Administration erledigen:
- Rufen Sie den Reiter Kursleitungen auf.
- Klicken Sie auf den Link Externes Mitglied hinzufügen.
- Geben Sie den Login der Kursleitung ein. Dies kann sowohl der vhs.cloud-interne Login (name@vhs.cloud) sein, als auch die externe E-Mail-Adresse, die die Kursleitung bei der Registrierung zur vhs.cloud angegeben hat.
- Schreiben Sie außerdem einen kurzen Einladungstext an die Kursleitung und schicken die Einladung dann ab.
- Die Kursleitung erhält die Einladung nun auf ihrem Schreibtisch eingeblendet. Sobald sie diese annimmt, ist sie Mitglied Ihrer vhs und erhält im Bereich Volkshochschule die für die Rolle Kursleitung voreingestellten Rechte.
Aufnahme von Kursleitungen in Gruppen oder Kurse Ihrer vhs
Über die Administration der vhs
Nachdem Sie die Gruppen/Kurse angelegt haben, können Sie über die Administration der vhs diesen nun die gewünschten Mitglieder hinzufügen. So wie in Ihre vhs, können Sie Kursleitungen auch in Gruppen innerhalb Ihrer Volkshochschule einladen.
Für die Aufnahme einer Kursleitung in einen Kurs genügt die Eingabe des Logins, es ist keine Rückbestätigung durch die Kursleitung nötig.
Achtung: Nehmen Sie eine Kursleitung in eine Gruppe oder einen Kurs auf, wird diese nicht automatisch auch Mitglied Ihrer Volkshochschule und auch nicht Moderator*in des Kurses bzw. der Gruppe! Wenn letzteres gewünscht ist, müssen Sie die Kursleitung über das Icon Moderation ändern zur/m Moderator*in des jeweiligen Kurses bzw. der jeweiligen Gruppe ernennen.
Mitglieder hinzufügen
Wenn Sie ein einzelnes Mitglied hinzufügen möchten, klicken Sie dieses Icon und geben den entsprechenden Login ein. Die Aufnahme in einen Kurs erfolgt sofort, bei einer Gruppe wird die/der entsprechende Nutzer*in eingeladen - daher können Sie hier auch einen Einladungstext eingeben.
Mitgliederliste importieren
Wenn Sie mehrere Mitglieder in einem Rutsch hinzufügen möchten, klicken Sie dieses Icon und geben die entsprechenden Logins ein. Die Aufnahme in einen Kurs erfolgt sofort, bei einer Gruppe werden die entsprechenden Nutzer*innen eingeladen - daher können Sie hier auch einen Einladungstext eingeben.
Mitglieder aus einer Auswahlliste übernehmen
In allen Fällen, wo die Eingabe eines Logins erforderlich ist, können Sie über das Icon Mitglieder aus einer Auswahlliste übernehmen auf alle Nutzer*innen zugreifen, die bereits Mitglied eines "Raumes" Ihrer vhs sind.
Per Kurs- oder Gruppencode
Wenn Sie Nutzer*innen nicht direkt über die Administration in einen Kurs bzw. in eine Gruppe aufnehmen möchten, können diese auch über die Eingabe des Kurs- oder Gruppen-Codes Mitglied werden.
- Sie finden den Code unter dem Menüpunkt Administration einer Gruppe bzw. eines Kurses in der Spalte Name. Der Grppen- zw. Kurs-Code innerhalb einer vhs setzt sich immer wie folgt zusammen: gruppenname@vhs-name.vhs.cloud.
- Die Kursleitungen geben den Code im Bereich Schreibtisch unter dem Menüpunkt Gruppe beitreten bzw. Kurs beitreten ein. Bitte weisen Sie darauf hin, dass der Code vollständig und ohne Leerzeichen vor oder nach dem Code eingegeben werden muss.
- Durch die Eingabe des Codes "klopfen" die Nutzerinnen und Nutzer an der Gruppe bzw. dem Kurs an. Die Moderator*innen des Raums erhalten dann auf der Übersicht Ihres Schreibtischs eine entsprechende Nachricht und müssen die Anfrage bestätigen. So wird sichergestellt, dass keine falschen Mitglieder einer Gruppe oder einem Kurs beitreten (durch Fehler bei der Eingabe oder Weitergabe des Codes).
Nur für Gruppen: Durch die Moderation oder über die Gruppenübersicht
In Gruppen können Moderator*innen selbst die Mitglieder einladen. Darüber hinaus können Kursleitungen und vhs-Mitarbeiter*innen über die Gruppenübersicht in der vhs bei Gruppen "anklopfen" bzw. offene Gruppen direkt betreten.
Anlegen und Aufnehmen von Kursleitungen über ein Kursverwaltungssystem
Die Kursverwaltung durch die vhs ist auch mittels einer Schnittstelle über verschiedene in der vhs genutzte Kursverwaltungssysteme möglich. Über diesen Weg können nicht nur bestehende Nutzer*innen der vhs.cloud in einen Kurs aufgenommen werden. Es ist auch möglich, für Kursleitungen ohne Zugang zur vhs.cloud gleichzeitig einen Account anzulegen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang unsere Checkliste.