Checkliste zur Konzeptentwicklung

Diese Checkliste gibt Ihnen einen ersten Überblick, welche Fragen Sie intern klären sollten, bevor die Arbeit in Ihrer vhs auf vhs.cloud richtig losgeht.

Als Administrator*in sind Sie nicht automatisch für das Nutzungskonzept Ihrer vhs verantwortlich. Natürlich spielen Sie bei der technischen Umsetzung eine wichtige Rolle, da Sie die Einstellungen über die vhs-Administration vornehmen. Die Konzeption selbst sollte idealerweise aber durch eine Steuerungsgruppe unter Einbeziehung Ihrer vhs-Leitung erarbeitet werden.

Wer ist für die Administration verantwortlich?

Die Person, die die vhs bei vhs.cloud registriert hat, ist als "Registrierungs-Administrator*in" Ansprechpartner*in für den DVV. Sie erhält nach Prüfung der schriftlichen Fax-Registrierung durch den DVV automatisch den nötigen Zugang und damit Administrationsrechte für den Bereich Volkshochschule. Es ist sinnvoll, mindestens eine zweite Person mit Administrationsrechten auszustatten, damit z.B. im Krankheitsfall nicht alle administrativen Tätigkeiten in der vhs.cloud zum Erliegen kommen.

Wie nutzen Sie die verschiedenen Bereiche?

Volkshochschule

Der Bereich der Volkshochschule ist das "Plenum" Ihrer vhs. Auf die hier hinterlegten Inhalte können alle Nutzer*innen zugreifen, sobald sie in die vhs aufgenommen wurden. Sie können diesen Bereich "schlank" halten und lediglich eine Begrüßung und die wichtigsten Informationen platzieren. Sie können aber auch die verschiedenen Nutzerfunktionen für alle Mitglieder Ihrer vhs mit Leben füllen: etwa Termine in den Kalender eintragen, die für alle Mitglieder Ihrer vhs interessant sind, oder die Pinnwand nutzen, um darüber aktuelle Nachrichten aus Ihrer vhs intern zu veröffentlichen.

  • Mindestens sollten Sie auf der Seite "Übersicht" eine Begrüßung eingeben.
  • Gibt es Inhalte bzw. Dokumente die allen Nutzer*innen an Ihrer vhs zur Verfügung stehen sollen?
  • Welche Rechte sollen die verschiedenen Rollen auf Ebene der vhs erhalten?

Wichtig: Die Ansprache einzelner Personengruppen, beispielsweise der Mitarbeiter*innen Ihrer vhs, sollte stets über eine entsprechende Gruppe erfolgen, nicht über die vhs-Ebene. Wenn Sie auf vhs-Ebene den unterschiedlichen Rollen unterschiedliche Funktionen freigeben, könnte es passieren, dass Sie eine Einstellung übersehen und beispielsweise Kursmitglieder*innen Informationen sehen, die nicht für sie bestimmt sind

Gruppen & Kurse

In Gruppen bilden Sie insbesondere die Organisations- und Kommunikationsstrukturen in Ihrer vhs ab, in Kursen arbeiten die jeweiligen Kursleitungen mit ihren Teilnehmer*innen zusammen. Welche Gruppen und Kurse Sie in Ihrer vhs einrichten und welche Nutzerfunktionen dabei standardmäßig zum Einsatz kommen sollen, sollten Sie ihm Rahmen des Nutzungskonzeptes vorab definieren. Grundsätzlich können Sie beliebig viele Gruppen und Kurse anlegen und somit Ihre Strukturen differenziert auf der vhs.cloud abbilden. Während die Mitglieder eines Kurses durch die jeweiligen Teilnehmer*innen  und die durchführende Kursleitung klar definiert werden, sind die Mitglieder einer Gruppe vom jeweiligen Arbeitszusammenhang abhängig. Grundsätzlich können Sie auch Gruppen für Kursmitglieder einrichten - bedenken Sie aber dabei, dass diesen der Link Gruppe beitreten - im Gegensatz zu vhs-Mitarbeiter*innen und Kursleitungen - nicht im Bereich Schreibtisch zur Verfügung steht.

  • Für welche Arbeitszusammenhänge möchten Sie jeweils eine Gruppe einrichten?
  • Welche Kurse sollen über die vhs.cloud durchgeführt/unterstützt werden?
  • Welche Nutzerfunktionen sollen in den Kursen/Gruppen grundsätzlich zur Verfügung stehen?
  • Welche Rechte sollen die verschiedenen Rollen in den Nutzerfunktionen der Gruppen/Kurse erhalten?

Welchen Funktionsumfang wollen Sie standardmäßig bereit stellen?

Als Administrator*in definieren Sie über die sogenannten Voreinstellungen, welche Nutzerfunktionen beim Anlegen einer neuen Gruppe, eines neuen Kurses sowie eines neuen vhs-Mitarbeiters für dessen Bereich "Schreibtisch" zur Verfügung stehen. So können Sie gewissermaßen eine Blaupause definieren, die als Grundlage für neue Räume und Mitglieder in Ihrer vhs dient. Bedenken Sie: Auf bereits vorhandene Zugänge oder Kurse/Gruppen haben die Voreinstellungen keinen Einfluss. Richten Sie die Voreinstellungen also vorab so ein, wie es zur Umsetzung Ihres Nutzungskonzeptes notwendig ist.

  • Schalten Sie zunächst nicht benötigte Nutzerfunktionen über die Basisrechte ab, Sie können Sie jederzeit wieder einschalten, wenn sie benötigt werden sollten.
  • Bedenken Sie, dass die Moderator*innen in Kursen/Gruppen keine Nutzerfunktionen aktivieren können, die Sie über die vhs-Administration für den Kurs bzw. die Gruppe deaktiviert haben.
  • Nutzen Sie den Administrations-Zugang nur zur Administration der vhs und nehmen Sie ihn aus Sicherheitsgründen nicht in Kurse oder Gruppen auf!
  • Richten Sie ggf. Testnutzer und eine Testgruppe sowie einen Testkurs ein, um Änderungen an den Basis- bzw. Mitgliedsrechten zu überprüfen bevor Sie Änderungen an den bereits bestehenden Voreinstellungen vornehmen.

Wie kommen Nutzer*innen in Ihre vhs?

Steht das Konzept und haben Sie definiert, welche Kurse/Gruppen Sie in Ihrer vhs einrichten wollen, müssen die entsprechenden Personen natürlich noch ihre Zugänge zur vhs.cloud erhalten und in die entsprechenden Kurse/Gruppen gelangen. Die verschiedenen Rollen erhalten auf verschiedenen Wegen Zugriff auf Ihre vhs bzw. die Kurse/Gruppen.